Organizzare un raduno di mongolfiere Un raduno aerostatico è un evento spettacolare e di grande impatto emotivo per chiunque vi assista. L'organizzazione di una manifestazione del genere pone vari problemi che richiedono una conoscenza approfondita delle caratteristiche specifiche di questo tipo di attività. Se siete piloti o se frequentate il mondo dell'aerostatica avete un'idea della faccenda. Se invece siete dei neofiti questo capitolo pu6ograve darvi qualche indicazione utile e aiutarvi nella valutazione corretta delle questioni che occorre affrontare e risolvere. Possono anche spaventarvi, ma non ce n'è motivo: un raduno di aerostati è certamente un evento complesso ma non impossibile da organizzare (prova ne sia che sono centinaia quelli che hanno luogo ogni anno in tutto il mondo, Italia compresa). I motivi che possono indurre ad organizzare un raduno di mongolfiere possono essere i più disparati: una manifestazione pubblica, una festa patronale, un evento sportivo, una fiera o anche solo l'idea di portare delle mongolfiere in un luogo dove non si erano mai viste. Nel mondo ogni anno si svolgono centinaia di raduni e anche in Italia si contano dai quindici ai venti appuntamenti di questo genere, oltre al campionato nazionale. Alcuni vantano ormai una loro tradizione, altri si sono svolti una volta sola in occasione di eventi particolari, altri ancora sono "decollati" con le migliori intenzioni ma poi hanno dovuto arrendersi, temporaneamente o per sempre, di fronte alle difficoltà. Le condizioni climatiche, i venti generalmente deboli e variabili, le bellezze naturali e artistiche, la gastronomia, la cordialità della gente fanno dell'Italia un terreno ideale per una manifestazione aerostatica. Naturalmente alcune zone risultano più adatte di altre a seconda della conformazione del terreno, della regolamentazione del traffico aereo o della presenza di vincoli di altro genere (e anche queste sono tutte questioni da valutare con attenzione progettando un raduno). Per organizzare un raduno aerostatico occorre prima di tutto decidere quali dimensioni dovrà avere l'evento. Questo dipende dalle disponibilità economiche di cui si può disporre. Più sono le mongolfiere, maggiore sarà l'organizzazione necessaria alla gestione dell'evento e maggiore il tempo richiesto per prepararlo e dunque più alti i costi. Un raduno con al massimo 10 o 15 palloni è considerato di piccole dimensioni: il campionato italiano e la maggior parte dei meeting che si svolgono nel nostro Paese rientrano in questa categoria. Con 30/50 palloni ci troviamo di fronte ad un meeting importante: in Italia è il caso, per esempio, del Raduno internazionale dell'Epifania di Mondovì o del Balloon Festival che si tiene a Ferrara nel mese di settembre. Al di sopra di questo numero possiamo parlare sicuramente di grandi raduni che necessitano di un'organizzazione complessa e richiedono un investimento economico elevato. I campionati europei e mondiali di mongolfiera raccolgono in genere dagli 80 ai 100 palloni. I raduni di Albuquerque, in New Mexico (Usa) o la "Biennale de l'Aérostation" di Metz, in Francia, con le loro centinaia e centinaia di mongolfiere partecipanti rappresentano eventi assolutamente unici a livello mondiale. I raduni si caratterizzano inoltre per la loro durata e questa è la seconda questione da considerare. In Italia, solitamente, essi si svolgono nell'arco di un fine settimana o poco più: il rischio, in questo caso, è che le cattive condizioni meteorologiche possano compromettere in parte o in tutto la manifestazione. Gli eventi sportivi piùù importanti, come i campionati europei o mondiali e i World Air Games (le "olimpiadi" degli sport aeronautici) durano di solito 10/12 giorni (di cui 6 o 7 di gare effettive). E' evidente che un raduno lungo aumenta le possibilità di volare, ma più grande sarà la fatica per piloti, equipaggi e organizzatori e maggiore sarà lo sforzo organizzativo e, di conseguenza, l'impegno economico. Avendo necessità di grandi spazi aperti, i raduni di mongolfiere si svolgono generalmente in campagna. Ne consegue, quindi, che grande importanza hanno i buoni rapporti con i contadini ed i proprietari dei campi delle zone in cui sono previsti decolli ed atterraggi. In Italia la gente è generalmente molto ben disposta nei confronti dei palloni. Non è inconsueto che piloti ed equipaggi vengano invitati a bere un bicchiere o ad assaggiare qualche specialità locale dopo essere atterrati nei pressi di una fattoria o ai margini di un borgo di campagna. In ogni caso è meglio evitare le zone in cui maggiore è il rischio di provocare danni alle coltivazioni o agli allevamenti di bestiame ed è sempre consigliabile avvertire i contadini in modo da informarli su quanto accadrà. A questo scopo in diversi raduni o competizioni è presente una figura appostita addetta a tenere questo genere di rapporti e sia pronto ad intervenire per risolvere eventuali problemi. La stragrande maggioranza dei meeting aerostatici che si svolgono nel mondo riguardano i palloni ad aria calda. Qui di seguito faremo riferimento, quindi, all'organizzazione di un raduno di mongolfiere (o di dirigibili ad aria calda). I raduni di palloni a gas pongono, infatti, alcuni problemi specifici in particolare per quanto riguarda la gestione dell'idrogeno o dell'elio necessari al gonfiaggio del pallone, ma nelle linee generali non sono diversi. Da tenere presenti, inoltre, le differenze tra un raduno non competitivo e una gara: nel primo caso lo scopo principale è quello di esibirsi per il pubblico riempiendo il cielo di colori e di soddisfare le aspettative degli organizzatori e degli sponsor, divertendosi a volare. Il discorso cambia se si tratta di un raduno competitivo o di un campionato: non che non ci si diverta, che si ignori il pubblico o che vengano messe in secondo piano le esigenze di chi ha finanziato la manifestazione, ma in questo caso la priorità è la gara. Perciò, accanto alla competizione vera e propria, in molte occasioni viene organizzata una "fiesta", cioè un raduno non competitivo per garantire comunque lo spettacolo. Per organizzare un raduno di mongolfiere occorre soddisfare alcune necessità logistiche fondamentali che devono essere curate con particolare attenzione. Le questioni principali da risolvere riguardano: - le risorse finanziarie - autorizzazioni e assicurazioni - le strutture logistiche - le aree di decollo - lo staff - il vitto e l'alloggio per i partecipanti - carte, meteo e assistenza - il rifornimento di gas - i rapporti con i mezzi di informazione Vediamo ognuno di questi punti con maggiore dettaglio 1. Risorse finanziarie A meno che non siate un ricco mecenate (o non abbiate la fortuna di conoscerne uno), questo è un aspetto con cui dovrete fare i conti (è il caso di dirlo) fin dal principio. I finanziamenti possono essere pubblici, provenienti per esempio dagli enti locali sul cui territorio si svolge la manifestazione, e/o frutto di sponsorizzazioni da parte di ditte o altre organizzazioni interessate a legare il proprio nome ad un evento in grado di coinvolgere migliaia di spettatori. Il contributo può essere erogato sia sotto forma di denaro che sotto forma di servizi e questo è un aspetto per niente trascurabile, che anzi può contribuire a risolvere problemi di non poco conto come, per esempio, la fornitura di gas, il vitto e l'alloggio per i partecipanti al raduno, la stampa del materiale pubblicitario, le inserzioni pubblicitarie, premi e gadgets. Un aspetto da non dimenticare è che per ottenere qualunque tipo di finanziamento o di sponsorizzazione occorre muoversi con sufficiente anticipo tenendo presenti sia i tempi tecnici richiesti per mettere a bilancio gli stanziamenti destinati alla vostra manifestazione, sia i tempi burocratici necessari alla effettiva erogazione dei soldi stanziati. In ogni caso occorre saper presentare una proposta convincente, avere fiducia in se' stessi, impiegare notevoli doti diplomatiche e armarsi di molta pazienza. Se non si dispone già delle conoscenze e dei contatti giusti, è sicuramente utile farsi affiancare da una persona capace ed esperta in questo genere di relazioni. 2. Autorizzazioni e assicurazioni Questo è un aspetto molto importante e delicato da non sottovalutare assolutamente. Una manifestazione aerea, come è un raduno aerostatico, deve rispondere alle specifiche normative stabilite dalle autorità competenti. Questo aspetto dell'organizzazione deve perciò essere possibilmente affidato ad una persona esperta, che si muova con sufficiente anticipo e abbia dimestichezza con le normative e sia poi in grado di mantenere i contatti con le autorità aeronautiche civili e militari per tutta la durata della manifestazione. Ogni manifestazione pubblica deve inoltre essere notificata alle autorità competenti, deve essere in possesso delle autorizzazioni richieste e deve rispettare le norme stabilite dalle leggi e dalle ordinanze degli enti locali. Occorre poi considerare che nelle località dove non si è mai visto volare una mongolfiera le autorità locali e le forze dell'ordine, in assoluta buona fede, possono a volte creare ostacoli semplicemente perché non hanno nessuna pratica delle normative relative a questo genere di macchine volanti. Dimenticare o sottovalutare qualche particolare può far precipitare la vostra bella iniziativa, causando una perdita di denaro e, nel peggiore dei casi, conseguenze anche gravi sia sul piano civile che su quello penale, senza contare il danno di immagine che certamente renderà molto difficile ripetere l'evento. 3. Strutture logistiche In un raduno non si mandano mai i piloti in volo senza avere fornito loro informazioni sulla zona del volo, le condizioni e le previsioni meteo, le norme e le prescrizioni aeronautiche vigenti in quella determinata area. Sono informazioni essenziali per poter volare in sicurezza e senza rischi inutili. Tutte queste informazioni vengono fornite in appositi briefing che si svolgono prima di ogni volo. Nell'organizzare un raduno occorre quindi prevedere uno spazio adeguato che possa contenere i piloti e almeno un componente per ogni equipaggio. Questo spazio deve essere attrezzato con tavoli, sedie, amplificazione sonora e una lavagna o, meglio, un computer con proiettore video per mostrare mappe, carte meteo, schemi, ecc. All'ingresso di questo spazio, o in un altro spazio comune, deve essere predisposto una "bacheca ufficiale" dove affiggere tutte le informazioni ufficiali, bollettini meteo, avvisi, la mappa della zona di volo e tutte le altre informazioni che la direzione dei voli deve comunicare ai piloti. In relazione alle dimensioni dell'evento può essere necessario predisporre eventuali altri spazi di lavoro per la direzione dell'evento, lo staff meteo, ecc. Se si tratta di un raduno competitivo saranno inoltre necessari locali adeguati per il debriefing, per gli scorer, i commissari di gara, gli addetti ai logger, un deposito per il materiale tecnico, ecc. Quello degli spazi di lavoro è un capitolo molto importante che non deve essere trascurato perché anche una razionale organizzazione logistica da la possibilità di lavorare bene e senza inutili stress. Naturalmente anche in questo caso tutto dipende dalle dimensioni dell'evento e dal numero di palloni partecipanti. 4. Aree di decollo Un aerostato ha bisogno di un certo spazio per la sua messa in opera. Per il decollo occorre poi che il terreno sia sufficientemente distante da immobili alti, linee elettriche, alberi d'altro fusto, ecc. I luoghi ideali sono prati e campi arati o comunque privi di coltivazioni. Si possono anche utilizzare piazzali e parcheggi purché sulle superfici non siano presenti strutture dannose per i palloni. E' ovvio che l'area di decollo comune sarà tanto più estesa quanto maggiore sarà il numero dei palloni partecipanti (in raduni particolarmente numerosi, con centinaia e centinaia di palloni, i decollo avvengono a "ondate" successive). Date queste necessità, difficilmente le aree di decollo vengono scelte all'interno delle città a meno di non disporre di un parco o di una piazza di dimensioni adeguate e senza gli ostacoli di cui sopra (per i decolli all'interno dei centri abitati occorre comunque considerare che i voli sulle aree urbane possono essere soggetti a restrizioni di vario tipo). Il terreno di decollo deve essere inoltre facilmente raggiungibile dai veicoli di appoggio dei palloni. Se la manifestazione è aperta al pubblico l'area di decollo va separata dalla zona a disposizione degli spettatori e che sull'area di decollo dovranno essere presenti mezzi di soccorso e antincedio. Va inoltre considerato lo spazio per i parcheggi tenendo conto che sulle vie d'accesso all'aera della manifestazione circoleranno anche i veicoli di appoggio alle mongolfiere che devono potersi muovere agevolmente, soprattutto in caso di raduni competitivi. Tutto questo senza dimenticare che vanno osservate tutte le regole stabilite dalle normative di sicurezza e dalle autorità competenti. 5. Staff I principali responsabili di un raduno sono il direttore dell'evento e il direttore dei voli. Il primo è il capo dell'organizzazione generale e si occupa di tutto quello che non attiene strettamente ai voli: può non essere un pilota, ma è comunque necessario che abbia dimestichezza con l'aerostatica ed il suo mondo. Il secondo è invece il responsabile dell'attività di volo e deve quindi essere un pilota o comunque una persona con una grande esperienza di volo aerostatico e di raduni. In un raduno di piccole dimensioni queste due figure possono coincidere, ma solo se si tratta di pochi palloni. In ragione della dimensione dell'evento e del numero dei partecipanti queste due figure possono essere affiancate da uno o più assistenti. Il direttore dei voli e i suoi assistenti svolgono anche il ruolo di responsabili delle procedure di decollo quando questo avviene da una superficie comune per tutti i piloti. Un'altra figura importante (indispensabile in una manifestazione di dimensioni medio-grandi) è quella del responsabile della sicurezza: a lui è affidata infatti la verifica del rispetto delle norme e delle procedure di sicurezza per quanto riguarda non solo decolli, voli e atterraggi dei piloti, ma anche la conformità degli aerostati, le procedure di rifornimento del gas, ecc. Per quest'ultimo aspetto, considerata la delicatezza delle operazioni (vedi il punto 8), se al raduno partecipano molti palloni può essere opportuno prevedere un apposito responsabile. Come già scritto più sopra è poi utile prevedere un responsabile dei rapporti con i contadini e i proprietari dei terreni, così come può essere utile (vedi il punto 9) dotarsi anche di un addetto stampa. Nel caso di una competizione, come può essere il campionato italiano, è richiesta inoltre la presenza di ufficiali e commissari di gara (observer, debriefer, scorer, addetti ai logger, team di misurazione, ecc.) e di una giuria, così come stabilito dai regolamenti e dalle procedure della federazione internazionale. La direzione dell'evento e lo staff organizzativo dovranno disporre di adeguati spazi di lavoro (vedi il precedente punto 3) e sarà necessario fornire loro il vitto e l'alloggio per tutta la durata dell'evento: per i principali responsabili dell'evento è buona norma preventivare anche un rimborso almeno parziale delle spese di viaggio, mentre ai piloti può essere invece richiesta una quota di iscrizione. 6. Vitto e alloggio I "pallonari", almeno per la durata di un raduno o di un campionato, vivono secondo tempi assai diversi dalla media delle altre persone: si alzano presto, vanno a dormire tardi e richiedono orari piuttosto inusuali e flesibili per i pasti. Ne consegue che la sistemazione alberghiera e il catering dovrà tenere conto di queste condizioni. L'albergo dovrà essere disponibile a predisporre la colazione al mattino molto presto e accettare di servire la cena anche tardi la sera. Può accadere che si debba prevedere un servizio di "cestini" per piloti ed equipaggi o che sia necessario servire la colazione direttamente nella sala del briefing. La soluzione ideale sarebbe quella di poter usufruire di un albergo abbastanza grande da ospitare tutto lo staff organizzativo, i piloti e i loro equipaggi, e dotato di tutti gli spazi logistici necessari. Un'alternativa può essere quella di fornire solo il pernottamento e la colazione, oppure solo i pasti principali, lasciando ai piloti la scelta di dove magiare e/o dormire, magari sulla base di una lista di alberghi e ristoranti convenzionati. Un'altra possibilità è la sistemazione presso case private: può essere una scelta felice ma a patto che gli abitanti sappiano comprendere le particolari necessità degli equipaggi. Insomma, le soluzioni possono essere molte: come sempre tutto dipendende dal budget a disposizione e dalle possibilità organizzative. Inoltre, un elemento da tenere presente è che piloti ed equipaggi rientrano dai voli spesso in condizioni non proprio "civili", coperti di polvere o sporchi di fango. Infine, bisogna tenere conto delle esigenze dei componenti della direzione dell'evento e dello staff che in molti casi, in tutto o in parte, hanno tempi ancora diversi rispetto ai piloti ed agli equipaggi (vedi punto 5). 7. Carte, meteo e assistenza Come già scritto al punto 3, non si possono mandare le mongolfiere (magari diverse decine) in volo senza fornire adeguate informazioni sull'area in cui si vola, sulle condizioni atmosferiche e climatiche e senza un'organizzazione in grado di intervenire in aiuto a piloti e equipaggi di terra in caso di necessità. Sia che si tratti di un raduno non competitivo, sia che si tratti di una gara, prima di ogni volo piloti ed equipaggi vengono convocati ad un briefing nel corso del quale vengono fornite tutte le informazioni relative al volo e altre informazioni più generali. Piloti ed equipaggi devono essere forniti di carte topografiche dell'area di volo (in scala 1:50.000) chiare, dettagliate e aggiornate. L'attuale tecnologia informatica e internet consentono di fornire la carta di gara con adeguato anticipo ai piloti che avranno così il tempo per caricarla nei propri apparati elettronici e di studiarla. Prima di ogni volo bisogna inoltre diffondere un completo bollettino meteo e i dati su velocità e direzione del vento alle varie quote. L'elaborazione dei dati meteo deve essere affidata a persone esperte in grado di rispondere anche alle eventuali richieste di chiarimento da parte dei piloti. Bisogna anche fornire tutte le informazioni complementari necessarie ad evitare incidenti o comunque situazioni spiacevoli: aree interdette a decolli e atterraggi, limiti di quota, restrizioni al volo, presenza di aerovie, posizione delle linee elettriche, limiti alla circolazione dei veicoli a terra, disposizioni delle autorità locali, ecc. ecc. In taluni raduni e nel caso di competizioni particolarmente importanti viene predisposto anche un servizio di assistenza tecnica per intervenire in caso di guasti o danni ai palloni. 8. Rifornimento di gas Il gas è il combustibile degli aerostati (propano per le mongolfiere, idrogeno o, più raramente, elio per i palloni a gas) e viene offerto dall'organizzazione. Una mongolfiera di medie dimensioni consuma da 30 a 60 kg di propano per ciascun volo. Questa quantità va moltiplicata per il numero di voli previsti e per il numero di palloni partecipanti al raduno, senza dimenticare che la consuetudine vuole che i piloti ripartano con le bombole piene (ogni pallone ha di solito da 4 a 6 bombole). In un raduno di mongolfiere il rifornimento viene effettuato dopo ogni volo (quindi due volte al giorno). Il costo della fornitura di gas andrà contrattato in funzione della quantità richiesta senza dimenticare che il fornitore potrebbe essere coinvolto come sponsor della manifestazione. Le operazioni di rifornimento del propano devono essere affidate a personale esperto e vanno sempre compiute in una zona appositamente allestita che soddisfi le norme di sicurezza e sia dotata di tutte le relative attrezzature antincendio, separata dalle altre aree del raduno e alla quale il pubblico non deve accedere. L'ingresso dell'area di rifornimento deve essere strettamente controllato e l'accesso deve essere limitato ai soli equipaggi oltre al personale addetto. Al briefing generale verrà consegnato a piloti ed equipaggi una mappa dell'area di rifornimento con l'indicazione delle relative procedure e degli orari. 9. Rapporti con i mezzi di informazione Un raduno di mongolfiere è un evento che difficilmente passa inosservato, ma la sua visibilità, diciamo così, "naturale" non basta a garantire il successo della manifestazione. Un'adeguata copertura mediatica non solo moltiplica l'interesse del pubblico, ma può attirare l'attenzione degli sponsor e creare la giuste premesse per la ripetizione dell'evento. Questo aspetto non è direttamente legato alle dimensioni del raduno perché, per esempio, per un piccolo centro che non ha mai ospitato niente del genere anche poche mongolfiere possono rappresentare un evento eccezionale, in grado di attirare molta gente anche dai paesi vicini. Quello della comunicazione è quindi un aspetto da curare con attenzione prevedendo la creazione di un "addetto stampa" che non solo abbia esperienza nel rapporto con i media e conosca bene le loro esigenze e il loro modo di lavorare, ma conosca bene l'aerostatica e le sue problematiche e sappia quindi rispondere alle domande dei profani e prevenire la diffusione di notizie inesatte. Si tenga presente che generalmente, anche la grande stampa non sa assolutamente nulla di nulla di quello che riguarda l'aerostatica. Per concludere. Organizzare un raduno di mongolfiere è un'esperienza che può dare molte belle soddisfazioni ma che richiede grande impegno e la conoscenza delle problematiche specifiche di una manifestazione di questa natura. L'improvvisazione e la faciloneria sono assolutamente bandite: possono solo condurre al fallimento vanificando così tutti i vostri sforzi e compromettendo anche l'immagine di chi, con serietà e fatica è impegnato perché nel nostro paese l'aerostatica attiri l'attenzione delle autorità e degli sponsor e si affermi presso il vasto pubblico. In definitiva ogni singolo raduno concorre all'immagine complessiva dell'aerostatica italiana. Quindi, se pensate di lanciarvi nell'impresa valutate attentamente le vostre forze e quelle su cui potete contare, cercate di assistere o, meglio ancora, partecipare alle manifestazioni aerostatiche che si svolgono nel corso dell'anno nel nostro paese (su questo sito trovate l'elenco aggiornato). Parlate con i piloti professionisti e con chi ha esperienza (qui trovate l'elenco dei club e delle ditte di lavoro aereo che operano in Italia). In questo modo eviterete di commettere errori e contribuirete allo sviluppo di questa affascinante pratica sportiva. Gare e raduni | Le competizioni con le mongolfiere | Il campionato italiano I raduni in Italia e nel mondo | Observer: chi sono e cosa fanno

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